روند انجام جلسات آنلاین از طریق برنامه مرورگر وب و یا نرم افزار بارگیری شده در رایانه و یا تبلت و یا دستگاه تلفن همراه اتفاق می افتد. با استفاده از نرم افزار جلسه مجازی یا کنفرانس آنلاین ، کاربران می توانند از طریق جلسات آنلاین که به عنوان کنفرانس های وب یا کنفرانس های آنلاین ویدیویی نیز شناخته می شوند ، با یکدیگر ارتباط برقرار کنند.

دیگر اسامی جلسه مجازی یا کنفرانس آنلاین عبارتند از :

وب کنفرانس – کنفرانس مجازی – وبینار – کنفرانس وبی – جلسه مجازی تصویری – جلسه آنلاین – کنفرانس آنلاین مجازی – جلسه مجازی آنلاین – ارتباط زنده تصویری – ارتباط زنده تصویری تحت وب – پخش تصویر آنلاین – سرویس جلسه آنلاین – سرویس جلسه مجازی – خدمات وب کنفرانس – وبینار مجازی – ویدیو کنفرانس – ویدیو کنفرانس مجازی – ویدیو کنفرانس آنلاین – ویدیو کنفرانس تحت وب – آدوبی کانکت – adobe connect – آدوبی – ادوب کانکت - سرویس آدوبی – سرویس آدوبی کانکت – webinar  - Adobe – ویدئو کنفرانس – ویدئو وب کنفرانس – ویدئو کنفرانس آنلاین – ویدئو وب کنفرانس مجازی 

تجهیزات مورد نیاز جهت جلسه آنلاین یا ویدئو کنفرانس :

در بیشتر موارد ، شما فقط به یک رایانه یا دستگاه تلفن همراه مجهز به میکروفون ، نرم افزار ملاقات آنلاین ، اتصال اینترنتی نیاز دارید ، اگر هر شخصی این تجهیزات یا دیگر تجهیزات مشابه را در اختیار داشته باشد می تواند در یک جلسه مجازی یا کنفرانس آنلاین شرکت نموده و بنابر این شما یک جلسه آنلاین خواهی داشت .

موارد مورد استفاده و امکانات موجود در وب کنفرانس و جلسات آنلاین :

اگر تصمیم دارید که جهت برگزاری جلسات و یا ملاقات های خود از سیستم وب کنفرانس و جلسه مجازی استفاده کنید می بایست امکانات خود را در این حوزه گسترش دهید و در واقع با اینکار عملکرد جلسه مجازی خود را گسترش می دهید که هر دو مورد تحت عنوان "جلسه مجازی یا کنفرانس آنلاین"  قرار می گیرند .  کنفرانس تحت وب کاربران را قادر می سازد صفحه های خود ، صفحه های شرکت کنندگان در جلسه و یا نظرسنجی ها ، وایت برد یا تخته سیاه دیجیتال – فایل های مورد نیاز – عکس و پاورپوینت و هر آنچه که در یک جلسه فیزیکی نیاز دارند را  در طول جلسات به اشتراک بگذارند. جلسه مجازی و یا کنفرانس ویدئویی یک مؤلفه صوتی تصویری را  در یک زمان واقعی به ترکیب جلسات شما اضافه می کند تا با بهترین روش به ایجاد یک جلسه تیمی و یا  ایجاد یک ارتباط چهره به چهره با شرکت کنندگان در جلسه کمک نموده و یک امکان بالقوه را به جلسات مجازی اضافه نماید .

چه موقع باید یک جلسه مجازی برگزار کنم؟

گذشته از امور جاری و همیشگی روزانه که در یک زندگی معمولی انجام می دهیم مثل خرید – تفریحات روزانه – ملاقات خویشاوندان و غیره استفاده از سیستم های ویدیو کفرانس یا جلسه مجازی می تواند کمک زیادی به نموده تا به انجام جلسات برنامه ریزی شده بپردازیم و جلسات آنلاین یا مجازی می توانند به نزدیکی هر چه بیشتر دو طیف افراد سنتی با افراد امروزی که در جامعه به لحاظ ارتباطات در گستره وسیع تری هستن کمک نموده و این شکل از آموزش در حال رشد می باشد . در این خصوص آموزش افراد نیز نقشی پر رنگ ایفا می نماید . تقریبا 77 درصد از شرکت ها جهت توسعه حرفه ای کارکنان خود از آموزش مجازی و یا جلسه مجازی استفاده نموده و به بحث توسعه یادگیری الکترونیکی پرداخته اند از جمله وبینارها و همایش ها در این خصوص از موارد مورد توجه بوده اند . امکانات در این خصوص تقریباً بی پایان می باشند .

در نرم افزار جلسه آنلاین چه باید جستجو کرد ؟

اینروزها بازار جلسه مجازی آنلاین بسیار گسترده شده است و  شرکت های مختلف زیادی برای گروه های مختلف مردم با همه اندازه بودجه راه حل هایی ارائه می دهند. برای شرکت های بزرگ و نیمه کوچک ، ویژگی های مورد نیاز یک جلسه مجازی آنلاین از طریق نرم افزار آنلاین جلسه یا جلسه مجازی آنلاین در حد جهانی می باشد .

آیا کاربر آموزش ندیده و غیر فنی می تواند نرم افزار جلسه مجازی را فرا گرفته و براحتی استفاده نماید ؟  

سهولت در استفاده :

  کاربران باید بتوانند به سرعت و به آسانی با سامانه های جلسه مجازی یا آنلاین جلسه ارتباط برقرار کنند تا جلسات بتوانند به موقع شروع شده و به موقع اجرا گردند البته بدون هیاهو ، بدون صدا ، بدون وارد کردن یک کد پیچیده و .....

قابلیت اطمینان و نیاز به کیفیت بالا:

 در هر یک از جلسات بدون توجه به نوع دستگاه و برند و نوع سیستم آنها کاربران می بایست بتوانند براحتی بعنوان شرکت کننده صداها را بطور واضح بشنوند و تصاویر را مشاهده نمایند . مهم نیست از چه وسیله ای استفاده می کنید یا  از چه برندی و یا چه سیستم عاملی .

اشتراک گذاری صفحه:

صفحه نمایش ها و برنامه های اشتراکی قابل خواندن که شرکت کنندگان در جلسه را قادر می سازند موارد مورد نیاز خود را بزرگنمایی کنند تا  شرکت کنندگان بتوانند از نزدیک آنها را  بخوانند و همچنین امکان دیجیتالی کردن صفحه و امکان ویرایش در زمان واقعی را در اختیار دارند.

کنفرانس ویدئویی:  

با توجه به دوری مسافت های کارگران و کارمندان در شهرهای مختلف و گسترش کار در مناطق جغرافیایی و بازده های زمانی ، امکان ایجاد و تشکیل ارتباط تصویری و یا صوتی از طریق ارتباطات غیر فیزیکی و کلامی رو در رو در محیط کار مدرن بسیار مهم است.

پیام رسانی فوری در سیستم های یکپارچه:

قبل از جلسه ، حین و بعد از جلسات برای ادامه کار و کمک به حداکثر بهره وری ، از امکانات صوتی و مکالمه ای استفاده نمایید .

ورود به سیستم تک دکمه ای یا تک کلیدی :

ما به حلقه و یا مرحله اول رسیدیم یک نکته خیلی مهم که راز مهمی است در ناامیدی شرکت کنندگان در جلسه مجازی بدلیل وارد کردن کدهای پیچیده برای ورود به جلسات. اطمینان حاصل کنید که راه حل شما باعث می شود تا جلسات به ساده ترین شکل ممکن انجام شود.

نحوه برگزاری یک جلسه آنلاین موفق :

انتخاب راه حل مناسب برای جلسات مجازی و ملاقات های  آنلاین برای سازمان شما اولین قدم برای برگزاری جلسات موفق تر می باشد . با وجود فن آوریهای  بهتر ، می توان همکاری تیمی را بهبود بخشید ، بیشترین زمان خود را در کنار هم قرار داده و پروژه ها را به جلو پیش برد.  

در اینجا هفت نکته برای اجرای یک جلسه آنلاین موفق وجود دارد:

  اطلاعات جلسه را  از قبل از زمان شروع جلسه مجازی آماده کرده و به اشتراک بگذارید. در حالی که مطمئناً این کار از طریق ایمیل قابل انجام است ، امکانات سیستمی یک جلسه مجازی راه حلهای خوبی برای به اشتراک گذاری اطلاعات و کمک گرفتن همه در همان صفحه هستند. قبل از یک جلسه آنلاین ، می توانید اعضای تیم را معرفی کرده و نقش آنها را در یک پروژه آینده به اشتراک بگذارید. به طور واضح انتظارات و اهداف را برآورده کنید. همه ما در جلساتی با مباحثی قرار گرفته ایم که به مکالمه هایی که مربوط به موضوع جلسه نیستند ، می پردازیم.

با مشخص کردن نتایج و اهداف مورد انتظار پیش از موعد ، سردرگمی را از بین ببرید. به موقع شروع کنید. در بعضی از جلسات مجازی نوع فن آوری باعث می شود جلسه و پیاده سازی جلسات دشوار شود ، در این خصوص برنامه ریزی با همکاران می تواند یک برنامه از پیش برنامه ریزی شده را شکل داده و در حفظ زمان و دقیقه های گرانبهای ما اثر گذار باشد . و در آخر اینکه به زمان همه احترام بگذارید به همه این توانمندی را بدهید که بتوانند در جلسات شرکت کنند.  این کار باعث می شود برخی از همکاران شما به آسانی بتوانند در هر یک از جلسات بزرگ و کوچک به آسانی صحبت نمایند .

ارتباطات متنی در هنگام جلسه مجازی نوع ارتباط در جلسه را آسانتر می کند . اطمینان حاصل کنید که هر کس می تواند به شیوه ای که راحت باشد با یک راه حل جلسه آنلاین که امکان اشتراک گذاری اطلاعات را قبل ، حین و بعد از یک جلسه مجازی فراهم می کند ، مشارکت کند ، خواه از طریق اسناد و پرونده ها ، وایت برد دیجیتال ، اشتراک صفحه یا ویدیو . اطمینان حاصل کنید که همه درگیر جلسه هستند. عدم شرکت در جلسه باعث سکوت در جلسه گردیده و نقش ها را کم رنگ می نماید . راه حل های کنفرانس آنلاین و جلسه مجازی شما را قادر می سازد تا  موارد غیر صوتی را بخوانید و بدانید چه موقع در باره یک موضوع می بایست صحبت نمایید و یا کمی عمیق تر بتوانید در باره موضوع جستجو نموده و یا به سؤالات بیشتری فکر نمایید و آنها را در جلسه مطرح نموده و بپرسید .